我們都知道注冊香港公司都必須配有一個法定秘書，香港由于歷史原因，承襲了英國的“公司秘書”概念，并于1911年首次在法律中確定了香港公司秘書的法律地位。目前公司秘書所承擔(dān)的職責(zé)已不再是處理日常雜務(wù)，而逐漸轉(zhuǎn)為公司運(yùn)維的管理層方向，并且目前公司秘書的角色變得十分重要，根據(jù)香港政府《香港公司條例》的規(guī)定，每一家在港注冊的香港公司必須要有一名公司秘書，即法定秘書。

什么是法定秘書

根據(jù)香港公司法例第三十二章規(guī)定，所有在港注冊的香港公司必須委任公司秘書，以履行公司的法定責(zé)任。其職責(zé)包括向公司注冊處申報有關(guān)公司架構(gòu)、股東及董事的變動，亦需為董事局?jǐn)M定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關(guān)的法定條例提供專業(yè)諮詢及建議。很多大陸企業(yè)在注冊香港公司時，為了省時省力，均委托專業(yè)的香港秘書服務(wù)公司擔(dān)任香港公司秘書。

法定秘書的責(zé)任

法定秘書不同于商務(wù)秘書，法定秘書是更具香港公司法例要求必須存在的。法定秘書服務(wù)也相等于海外人士在香港的代言人，法定秘書對公司沒有直接的控制權(quán)或擁有權(quán)。但如果公司發(fā)生問題，法定秘書是要擔(dān)當(dāng)一定責(zé)任的。如若該香港公司有被追究的法律責(zé)任，擔(dān)任香港公司法定秘書的個人或公司亦會受到牽連！

法定秘書提供什么服務(wù)

一般企業(yè)在注冊香港公司時，都會選擇代理注冊機(jī)構(gòu)作為法定秘書公司，秘書公司可以為香港公司提供注冊地址、提供香港公司年審服務(wù)等。法定秘書具體提供的服務(wù)包括：
① 提供注冊地址及法定注冊秘書;
② 秘書服務(wù)處理及保存公司之法定記錄，例如重要控制人登記冊等信息；
③ 代公司保持和政府部門之間的聯(lián)絡(luò)，響應(yīng)政府部門的查詢，例如近期香港政府要求所有香港公司都要做KYC盡職調(diào)查，秘書公司需要聯(lián)系香港公司做好KYC盡職調(diào)查工作，以供香港政府審查。
④ 秘書服務(wù)代收及處理政府往來函件；
⑤ 提供香港公司年審、改股、商業(yè)登記證更換、注冊地址變更等服務(wù)。

法定秘書和商務(wù)秘書的區(qū)別

法定秘書和商務(wù)秘書是有很大區(qū)別的，根據(jù)香港《公司條例》，法定書在一家香港公司是必須存在的。而商務(wù)秘書是每天為公司處理商務(wù)事宜的秘書，商務(wù)秘書在律法層面上沒有強(qiáng)制要求。商務(wù)秘書是香港公司必不可少的商務(wù)配套服務(wù)，商務(wù)秘書主要提供的服務(wù)包括提供香港電話及傳真號碼做公司宣傳用、提供專人接聽來電、接收傳真、記錄留言、轉(zhuǎn)達(dá)口訊等服務(wù)。

法定秘書是香港公司條例規(guī)定必須有的，主要責(zé)任是負(fù)責(zé)與公司注冊處、稅務(wù)局、證監(jiān)會等政府機(jī)構(gòu)聯(lián)系，確定公司遵守當(dāng)?shù)胤ɡ?